Regulamin i druk zgłoszenia na Festiwal

ZGŁOSZENIE Festiwal 2024  Regulamin XXII Festiwalu   Oświadczenie 2024

Regulamin XXII Międzynarodowego Festiwalu Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka

POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy regulamin określa zasady organizacyjne XXII Międzynarodowego Festiwalu Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka zwanego dalej Festiwalem.
2. XXII Międzynarodowego Festiwal Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka jest wystawą starych ciągników i maszyn rolniczych.
3. XXII Międzynarodowy Festiwal Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka organizowany jest przez Urząd Gminy w Lipnie, Klub Miłośników Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych „Traktor i Maszyna” w Lipnie oraz Gminny Ośrodek Kultury w Lipnie.
4. Festiwalowi towarzyszy Wystawa Rolnicza „AgroWilkowice 2024”. Zasady organizacyjne „AgroWilkowic” reguluje odrębny regulamin.
5. Termin Festiwalu: 17-18.08.2024 (montaż stoisk: 16.08.2024 r.; demontaż stoisk 18.08.2024 r. po godzinie 16.00).
6. Miejsce: Wilkowice, gmina Lipno (województwo wielkopolskie)
7. Zwiedzających zapraszamy: 17.08.24 od godziny 9.00 do godz. 18.00 oraz 18.08.24 od godziny 9.00 do godz. 16.00
8. Wstęp na Festiwal jest płatny: 15 zł od osoby. Wstęp wolny mają dzieci do lat 7 oraz osoby niepełnosprawne. Parkingi przygotowane przez organizatorów są bezpłatne.
9. Stare ciągniki i inne pojazdy mechaniczne samodzielnie się poruszające oraz zgłoszone i zaakceptowane przez organizatorów do udziału w Festiwalu będą w dalszej części Regulaminu nazywane pojazdami zabytkowymi.
10. Do Festiwalu zostaną dopuszczone pojazdy i maszyny, które zostały wyprodukowane do 1983 roku.
11. Na terenie wystawy, bez zgody organizatorów, nie wolno prowadzić działalności handlowej i promocyjnej.
ŚWIADCZENIA ORGANIZATORÓW
1. Organizator wystawcom zapewnia:
- powierzchnię wystawienniczą (stoisko) i jej wytyczenie,
- ochronę terenu Festiwalu w dniu:
16.08.24 od godziny 20:00 do 18.08.24 do godziny 16:00
- obiad (17 i 18.08.2024), ciepły posiłek (grochówka) wieczorem 16.08.24, kolację (bigos i karkówka) wieczorem 17.08.24,
- zwrot kosztów paliwa (wyłącznie członkom zwyczajnym Klubu „Traktor i Maszyna”)
- tablice numeryczne i informacyjne na maszyny i pojazdy zabytkowe,
- opaskę wystawcy,
- pamiątki festiwalowe (koszulka, nalepka, smycz, identyfikator, dyplom)
2. Rejestracja wystawców odbywa się w punkcie informacyjnym Klubu „Traktor i Maszyna” w dniu 17.08.2024 roku w godzinach 10:00 – 20:00 oraz 20.08.2024 w godzinach 7:30 – 8:30.
3. Wystawcom, którzy nie zarejestrowali się do dnia 17.08.2024r. do godziny 8:30 nie przysługują świadczenia festiwalowe (pamiątki, talony na obiad, zwrot kosztów paliwa).
WARUNKI UDZIAŁU
1. Uczestnicy organizują i pokrywają koszty transportu sprzętu i noclegów we własnym zakresie.
2. Wystawcy mogą skorzystać bezpłatnie z pola namiotowego, które będzie zlokalizowane przy terenie Festiwalu.
3. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania Regulaminu Festiwalu i Zasad Sanitarnych COVID19 pod rygorem niedopuszczenia do udziału lub usunięcia z terenu Festiwalu.
4. Warunkiem udziału w festiwalu jest nadesłanie zgłoszenia do 31.07.2024 roku na adres Klubu „Traktor i Maszyna”, podpisanie Oświadczenia Wystawcy (zał. 1) oraz akceptację zasad sanitarnych COVID19 obowiązujących w tym czasie.
5. Organizator nie ponosi żadnych zobowiązań w stosunku do wystawców, którzy w terminie do 31 lipca 2024 roku pisemnie nie zgłosili swojego udziału w Festiwalu.
6. Wystawca jest zobowiązany do udziału w odprawie technicznej w dniu 16.08.2024 o godzinie 20:00 w namioce festiwalowym na terenie wystawy.
STOISKO
1. Stoisko wybiera wystawca, a w szczególnych sytuacjach organizator.
2. Stoiska są numerowane. Numer eksponatu musy być identyczny z numerem stoiska.
3. Umieszczanie reklamy na terenie Festiwalu wymagają zgody Organizatora. Przy braku takiej zgody reklamy zostaną usunięte na koszt i ryzyko Wystawcy.
4. Wystawca ma prawo używania stoiska:
a/ w okresie montażu (16.08.24) w godz. 8.00 – 20.00
b/ w czasie trwania Festiwalu w godz. 7.00 – 18.00 (sobota) i 8:00-16:00 (niedziela)
5. Po godzinie 21.00 w dniu montażu obowiązuje zakaz przebywania jakichkolwiek osób na terenie Festiwalu. Ochrona ma prawo przymusowo usunąć z terenu Festiwalu osoby naruszające zakaz.
6. Sposób zagospodarowania oraz użytkowania stoiska musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, w szczególności b.h.p. i p.poż., nie może stwarzać zagrożenia dla osób lub mienia.
7. Bez zgody Organizatora w czasie Festiwalu nie wolno demontować stoiska ani wywozić wyposażenia i eksponatów. Wywiezienie eksponatów ze stoiska przed godz. 16:00 w dniu 18.08.2024 r. skutkuje pomniejszeniem zwrotu kosztów paliwa o 50%
8. Przedmioty pozostawione przez Wystawcę na stoisku po upływie okresu demontażu mogą zostać usunięte na koszt Wystawcy. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody poniesione przez Wystawcę.
OCHRONA
1. Teren Festiwalu w okresie 16-18.08.2024 jest chroniony przez odpowiednie służby zabezpieczenia.
2. Wywożący maszyny i sprzęt z terenu Festiwalu zobowiązany jest poddać się kontroli dokonywanej przez służby ochrony. W ramach kontroli służby ochrony rejestrują również dane osobowe kierowcy i dane pojazdu.
POKAZY I OBSŁUGA ZABYTKOWYCH CIĄGNIKÓW I MASZYN
1. Pojazdy zabytkowe poruszają się po terenie festiwalu z zachowaniem nadzwyczajnych zasad bezpieczeństwa z maksymalną prędkością
5 km/h, a na terenie placu manewrowego 10 km/h (z wyjątkiem udziału w konkurencjach).
2. Pojazdami zabytkowymi mogą kierować wyłącznie zarejestrowani wystawcy posiadający odpowiednie uprawnienia oraz posiadający na ręce opaskę wystawcy.
3. Wystawcy nie mogą obsługiwać ciągników i maszyn pod wpływem alkoholu, narkotyków i innych środków odurzających.
4. Pojazdy zabytkowe poruszające się po terenie wystawy oraz w korowodzie muszą posiadać w miejscu widocznym (z przodu pojazdu) tabliczkę numeryczną i identyfikacyjną.
5. Przestrzeganie zasad związanych z ruchem drogowym będą nadzorować funkcjonariusze Policji.
6. Prezentacja pracy pojazdów i maszyn dozwolona jest wyłącznie:
- na stoisku pod stałym nadzorem wystawcy i na jego odpowiedzialność
- poza stoiskiem wyłącznie na placu manewrowym i placu pokazów polowych.
7. Nie wolno pozostawiać bez nadzoru uruchomionych maszyn.
8. Uruchamiana maszyna musi być skutecznie zabezpieczona przed kontaktem z osobami zwiedzającymi.
ZASADY ZACHOWANIA BEZPIECZEŃSTWA
1. Podczas Festiwalu obowiązuje całkowity zakaz ruchu pojazdów mechanicznych za wyjątkiem pojazdów uprzywilejowanych, zarejestrowanych na festiwalu zabytkowych pojazdów i maszyn rolniczych oraz pojazdów upoważnionych przez organizatora.
2. Parkowanie na terenie Festiwalu dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez organizatora.
3. Na teren Festiwalu nie mogą wjeżdżać bryczki, jeźdźcy konno oraz nie wolno wprowadzać żywych zwierząt.
4. Osobom nie uprawnionym nie wolno wchodzić na plac manewrowy oraz na oznaczony teren pokazów w polu.
5. Dzieci mogą przebywać na terenie wystawy wyłącznie pod stałą opieką osób dorosłych.
6. Zasady zwiedzania Festiwalu reguluje „Regulamin zwiedzających”.
7. Bez zgody organizatorów zakazane jest wykorzystywanie dronów nad terenem wystawy.
ODPOWIEDZIALNOŚC I REKLAMACJE
1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzone lub utracone mienie Wystawców, w szczególności w wyniku kradzieży lub zagubienia, jak również za szkody wyrządzone przez Zwiedzających.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu wystawców, spowodowane siłą wyższą np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą itp.
3. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora szczególne środki zabezpieczenia terenu Festiwalu.
4. O wystąpieniu szkody uczestnik Festiwalu zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
5. Wystawcy zobowiązani są samodzielnie ubezpieczyć swoje mienie (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.) zarówno na okres trwania Wystawy, jak i na okres montażu i demontażu stoisk oraz ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania, skrócenia, zmiany terminu, a także ograniczenia jej zakresu bez prawa do odszkodowania.
7. Wszelkie reklamacje Wystawcy zobowiązani są zgłaszać w czasie trwania Festiwalu. Po zakończeniu Festiwalu reklamacje nie będą uwzględniane i rozpatrywane.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH, INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
I ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych osobowych informuje iż:
Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Administrator danych osobowych nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: ochronadanychosobowych24@gmail.com
II CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWY PRZETWARZANIA
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda uczestnika konkursu na przetwarzanie danych.
Dane osobowe uczestników i zwycięzcy będą przetwarzane w celu organizacji Festiwalu.
III KATEGORIE TWOICH PRZETWARZANYCH PRZEZ NAS DANYCH
1. Organizator będzie zbierał od uczestników następujące dane:
a) imię i nazwisko,
b) adres e-mail,
c) numer telefonu.
d) adres do korespondencji
IV ODBIORCY DANYCH
Uczestnik konkursu zezwala na wykorzystanie jego imienia i nazwiska w celu informacji.
V PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH BĄDŹ ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
Administrator nie będzie przekazywać danych osobowych do państw trzecich bądź organizacji międzynarodowych.
VI OKRES, PRZEZ KTÓRY TWOJE DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE
Dane uczestników Festiwalu będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
VII INFORMACJE O TWOICH PRAWACH
Uczestnikom konkursu, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
a)sprostowania danych,
b)usunięcia danych,
c)ograniczenia przetwarzania danych,
d)przenoszenia danych,
e)wniesienia sprzeciwu,
f)cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Uczestnikom konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
VIII INFORMACJE O DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH
Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Festiwalu.
Organizator oświadcza, iż dane uczestników Festiwalu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
Klauzula zgody
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach organizacji i przeprowadzenia Festiwalu. Posiadam wiedzę, że podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, w jakim zostały zebrane.
Oświadczenie
Oświadczam, iż zapoznałam(em) się i akceptuję wszystkie warunki przewidziane w regulaminie konkursu.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku oraz zarejestrowanego w formie obrazu i dźwięku nagrania audio i wideo występu
1. Wyrażam zgodę na nieodpłatne używanie, wykorzystanie i rozpowszechnianie mojego wizerunku, utrwalonego jakąkolwiek techniką na wszelkich nośnikach (w tym w postaci fotografii i dokumentacji filmowej) przez Administratora, na potrzeby Festiwalu
2. Niniejsza zgoda jest nieodpłatna, nie jest ograniczona ilościowo, czasowo ani terytorialnie.
3. Dla potrzeb konkursu mój wizerunek może być użyty do różnego rodzaju formy elektronicznego przetwarzania, kadrowania i kompozycji, a także zestawiony z wizerunkami innych osób, może być uzupełniony towarzyszącym komentarzem, natomiast nagrania filmowe z jego udziałem mogą być cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających na potrzeby konkursu oraz w celach informacyjnych.
4. Niniejsza zgoda obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w Internecie (w tym na stronie internetowej oraz portalach społecznościowych Facebook, Twitter, YouTube itp.) oraz zamieszczenie w materiałach promocyjnych i informacyjnych. Mój wizerunek nie może być użyty w formie lub publikacji dla mnie obraźliwej lub naruszać w inny sposób moich dóbr osobistych.