Regulamin i druk zgłoszenia na Festiwal

ZGŁOSZENIE Festiwal 2025  Regulamin XXIII Festiwalu

ANMELDEFORMULAR

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI

Regulamin XXIII Międzynarodowego Festiwalu Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy regulamin określa zasady organizacyjne XXIII Międzynarodowego Festiwalu Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka zwanego dalej Festiwalem.
2. XXIII Międzynarodowy Festiwal Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych im. Jerzego Samelczaka jest wystawą starych ciągników i maszyn rolniczych.
3. Festiwal organizowany jest przez Urząd Gminy w Lipnie, Klub Miłośników Starych Ciągników i Maszyn Rolniczych „Traktor i Maszyna” w Lipnie, Gminny Ośrodek Kultury w Lipnie.
4. Termin Festiwalu: 23-24.08.2025 (montaż stoisk: 22.08.2025 r.; demontaż stoisk 24.08.2025 r. po godzinie 16.00).
5. Miejsce: Wilkowice, gmina Lipno (województwo wielkopolskie).
6. Wejście dla zwiedzających: 23.08.25 godziny 9.00-18.00 oraz 24.08.25 godziny 9.00-16.00.
7. Wstęp na Festiwal jest płatny: 20,00 zł od osoby. Wstęp wolny mają dzieci do lat 7 oraz osoby niepełnosprawne. Parkingi przygotowane przez organizatorów są bezpłatne.
8. Zabytkowe ciągniki, maszyny i urządzenia rolnicze zgłoszone i zarejestrowane przez organizatorów do udziału w Festiwalu w dalszej części Regulaminu są nazywane eksponatami rolniczymi.
9. Właściciel eksponatu rolniczego wystawianego podczas festiwalu w dalszej części Regulaminu nazywany jest wystawcą.
10. Osoba, które za zgodą wystawcy będzie na terenie festiwalu kierować jego eksponatem rolniczym w dalszej części Regulaminu nazywana jest operatorem.
11. Operatora zgłasza Wystawca i bierze za niego odpowiedzialność.
12. Wystawca i operator zobowiązany jest do przestrzegania niniejszego Regulaminu Festiwalu pod rygorem niedopuszczenia do udziału w festiwalu, usunięcia z listy wystawców i operatorów, zakazem udziału w następnych edycjach Festiwalu.

WARUNKI UDZIAŁU

1. 1. Warunkiem udziału w festiwalu jest nadesłanie zgłoszenia eksponatu rolniczego do 31.07.2025 roku na adres Klubu „Traktor i Maszyna”, zarejestrowanie się w punkcie informacyjnym na terenie wystawy w terminie określonym przez niniejszy regulamin oraz podczas rejestracji podpisanie Oświadczenia o akceptacji niniejszego Regulaminu (zał. 1).
2. Wystawca do udziału w Festiwalu może zgłosić eksponat rolniczy, który został wyprodukowany do 1984 roku.
3. Eksponaty rolnicze dopuszczone do festiwalu:
   - pojedynczy eksponat rolniczy: ciągnik, lokomobila, kombajn, większa maszyna rolnicza (młocarnia, snopowiązałka, pług trzyskibowy itp).
   - grupowy eksponat rolniczy: 2 silniki stacjonarne, zestaw małych maszyn i urządzeń rolniczych.
4. Zgłoszeniu i rejestracji nie podlegają samodzielne przyczepy i pojedyncze małe eksponaty ?
5. Na każdy pojedynczy i grupowy eksponat rolniczy przydziela się jedno stanowisko.
6. Na każde stanowisko przysługuje jeden pakiet festiwalowy..
7. 7. Rejestracja wystawców i operatorów odbywa się w punkcie informacyjnym Klubu „Traktor i Maszyna” na terenie festiwalu w dniu 22.08.2025 roku w godzinach 10:00 – 20:00 oraz 23.08.2025 w godzinach 7:30 – 8:30.
8. Podczas rejestracji wymagane jest wypełnienie Oświadczenia o znajomości i akceptacji niniejszego Regulaminu oraz na żadanie okazanie dowodu osobistego lub prawa jazdy.
9. Wystawca lub Operator posiadający dokument Prawa Jazdy kategorii T lub B otrzymuje opaskę uprawniającą do kierowania eksponatami rolniczymi na terenie festiwalu. Opaska jest zapinana na rękę i nie wolno jej zdejmować lub przekazywać innym osobom.
10. Osoby, które nie zarejestrują się do 23.08.2025r. do godziny 8:30 nie będą uczestniczyły w festiwalu jako wystawcy i operatorzy oraz nie przysługują im żadne świadczenia dla wystawców i operatorów.
11. Wystawca i operator jest zobowiązany do udziału w odprawie technicznej w dniu 22.08.2025 o godzinie 20:00.
12. Wystawca i operator jest zobowiązany do poddania się kontroli alkomatem przez organizatorów, wyłącznie na terenie festiwalu i w momencie kierowania eksponatem rolniczym. Nie poddanie się kontroli alkomatem jest równoznaczne ze złamaniem zasad Regulaminu festiwalu.
13. Zgłoszony wystawca nie mogący wziąć udziału w festiwalu, zobowiązany jest do powiadomienia o tym organizatorów pod rygorem odmowy przyjmowania od niego zgłoszenia przez okres dwóch lat.
14. 12. Wystawcy i operatorzy względem siebie, organizatorów i innych uczestników festiwalu zachowują się z szacunkiem i kulturą.

ŚWIADCZENIA NA RZECZ WYSTAWCÓW I OPERATORÓW

1. Powierzchnia wystawiennicza (stoisko).
2. Ochrona terenu Festiwalu od godziny 20:00 w dniu 22.08.25 do godziny 16:00 w dniu 24.08.25.
3. Wyżywienie: Obiad - 23 i 24.08.2025, Grochówka - wieczorem 22.08.25, Kolacja (bigos i karkówka) - wieczorem 23.08.25.
4. Zwrot kosztów paliwa (wyłącznie członkom zwyczajnym Klubu „Traktor i Maszyna”).
5. Tablica numeryczna i informacyjna na maszyny i pojazdy zabytkowe.
6. Opaska uprawniająca do kierowania eksponatami rolniczymi (po weryfikacji uprawnień).
7. Bezpłatne pole namiotowe.
8. Pakiet festiwalowy (koszulka, nalepka, smycz, identyfikator, dyplom, talony (na obiadowy, grochówkę w piątek i kolację w sobotę).

STOISKO

1. Stoisko wybiera wystawca, a w szczególnych sytuacjach organizator.
2. Wielkość stoiska to około 3-4 metrów szerokości.
3. Stoisko służy do eskpozycji pojedynczego eksponatu rolniczego lub grupowego eksponatów rolniczych.
4. Rejestracji nie podlegają samodzielne przyczepy, mniejsze maszyny i urządzenia rolnicze (np. Pługi dwuskibowe i mniejsze, )
5. Stoiska są numerowane. Numer eksponatu musy być identyczny z numerem stoiska.
6. Wystawca ma prawo używania stoiska:
   a/ w okresie montażu (22.08.25) w godz. 8.00 – 20.00
   b/ w czasie trwania Festiwalu w godz. 7.00 – 18.00 (sobota) i 8:00-16:00 (niedziela)

7. Po godzinie 21.00 w dniu montażu obowiązuje zakaz przebywania jakichkolwiek osób na terenie Festiwalu. Ochrona ma prawo przymusowo usunąć z terenu Festiwalu osoby naruszające zakaz.
8. Sposób zagospodarowania oraz użytkowania stoiska musi być zgodny z obowiązującymi przepisami, w szczególności b.h.p. i p.poż., nie może stwarzać zagrożenia dla osób lub mienia.
9. Bez zgody Organizatora w czasie Festiwalu nie wolno demontować stoiska ani wywozić wyposażenia i eksponatów. Wywiezienie eksponatów rolniczych ze stoiska przed godz. 16:00 w dniu 24.08.2025 r. skutkuje pomniejszeniem zwrotu kosztów paliwa o 50%
10. Eksponaty rolnicze pozostawione przez Wystawcę na stoisku po upływie okresu demontażu mogą zostać usunięte na koszt Wystawcy. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody poniesione przez Wystawcę.

OCHRONA

1. Teren Festiwalu w okresie 22-24.08.2025 jest chroniony przez odpowiednie służby zabezpieczenia.
2. Wywożący eksponat rolniczy z terenu Festiwalu zobowiązany jest poddać się kontroli dokonywanej przez służby ochrony. W ramach kontroli służby ochrony rejestrują również dane osobowe kierowcy i dane pojazdu.

POKAZY I OBSŁUGA ZABYTKOWYCH CIĄGNIKÓW I MASZYN

1. Prezentacja pracy pojazdów i maszyn dozwolona jest wyłącznie: - na stoisku pod stałym nadzorem wystawcy lub operatora i na ich odpowiedzialność - poza stoiskiem wyłącznie na placu manewrowym i placu pokazów polowych.
2. Nie wolno pozostawiać bez nadzoru uruchomionych zabytkowych eksponatów.
3. Uruchomiony eksponat rolniczym musi być skutecznie zabezpieczona przed kontaktem z osobami zwiedzającymi.
4. Eksponaty rolnicze poruszają się po terenie festiwalu z zachowaniem nadzwyczajnych zasad bezpieczeństwa z maksymalną prędkością 5 km/h, a na terenie placu manewrowego 10 km/h (z wyjątkiem udziału w konkurencjach).
5. Eksponatami rolniczymi mogą kierować wyłącznie wystawcy lub operatorzy posiadający odpowiednie uprawnienia (Prawo Jazdy kategorii B lub T), zarejestrowani przez organizatorów i posiadający na ręce opaskę uprawniającą do kierowania zabytkowymi pojazdami na terenie i podczas festiwalu.
6. Wystawca i operator nie może obsługiwać eksponatów rolniczych pod wpływem alkoholu, narkotyków i innych środków odurzających.
7. Eksponaty rolnicze poruszające się po terenie wystawy oraz w korowodzie muszą posiadać w miejscu widocznym (z przodu pojazdu) tabliczkę numeryczną i identyfikacyjną.

ZASADY ZACHOWANIA BEZPIECZEŃSTWA

1. Podczas Festiwalu obowiązuje całkowity zakaz ruchu pojazdów mechanicznych za wyjątkiem: pojazdów uprzywilejowanych, zarejestrowanych na festiwalu eksponatów rolniczych oraz pojazdów upoważnionych przez organizatora.
2. Parkowanie na terenie Festiwalu dozwolone jest wyłącznie w miejscach wyznaczonych przez organizatora.
3. Na teren Festiwalu nie mogą wjeżdżać bryczki, jeźdźcy konno oraz nie wolno wprowadzać zwierząt.
4. Osobom nie uprawnionym nie wolno wchodzić na plac manewrowy oraz na oznaczony teren pokazów w polu.
5. Dzieci mogą przebywać na terenie wystawy wyłącznie pod stałą opieką osób dorosłych.
6. Zasady zwiedzania Festiwalu reguluje „Regulamin zwiedzających”.
7. Bez zgody organizatorów zakazane jest wykorzystywanie dronów nad terenem wystawy. 8. Zabrania się przewożenia osób na eksponatach rolniczych w miejscach do tego fabrycznie nie przeznaczonych (np. belki polowe, błotniki itp.).

ODPOWIEDZIALNOŚC I REKLAMACJE

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzone lub utracone mienie Wystawców, w szczególności w wyniku kradzieży lub zagubienia, jak również za szkody wyrządzone przez Zwiedzających.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody w mieniu wystawców, spowodowane siłą wyższą np. pożarem, eksplozją, uderzeniem pioruna, wichurą, zalaniem wodą itp.
3. Na wyłączenie odpowiedzialności Organizatora z powyższych przyczyn nie mają wpływu podejmowane przez Organizatora szczególne środki zabezpieczenia terenu Festiwalu.
4. O wystąpieniu szkody uczestnik Festiwalu zobowiązany jest pisemnie powiadomić Organizatora niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
5. Wystawcy zobowiązani są samodzielnie ubezpieczyć swoje mienie (eksponaty, sprzęt i urządzenia na stoisku, elementy budowy i wyposażenia stoisk, mienie prywatne, pojazdy służbowe itp.) zarówno na okres trwania Wystawy, jak i na okres montażu i demontażu stoisk oraz ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej.
6. Organizator zastrzega sobie prawo odwołania, skrócenia, zmiany terminu, a także ograniczenia jej zakresu bez prawa do odszkodowania.
7. Umieszczanie reklamy na terenie Festiwalu wymagają zgody Organizatora. Przy braku takiej zgody reklamy zostaną usunięte na koszt i ryzyko Wystawcy.
8. Na terenie wystawy, bez zgody organizatorów, nie wolno prowadzić działalności handlowej i promocyjnej.
9. Wszelkie reklamacje Wystawcy zobowiązani są zgłaszać w czasie trwania Festiwalu. Po zakończeniu Festiwalu reklamacje nie będą uwzględniane i rozpatrywane

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH, INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
I ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych osobowych informuje iż:
Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Administrator danych osobowych nadzoruje prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: ochronadanychosobowych24@gmail.com
II CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWY PRZETWARZANIA
Podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda uczestnika konkursu na przetwarzanie danych.
Dane osobowe uczestników i zwycięzcy będą przetwarzane w celu organizacji Festiwalu.
III KATEGORIE TWOICH PRZETWARZANYCH PRZEZ NAS DANYCH
1. Organizator będzie zbierał od uczestników następujące dane:
a) imię i nazwisko,
b) adres e-mail,
c) numer telefonu.
d) adres do korespondencji
IV ODBIORCY DANYCH
Uczestnik konkursu zezwala na wykorzystanie jego imienia i nazwiska w celu informacji.
V PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTW TRZECICH BĄDŹ ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH
Administrator nie będzie przekazywać danych osobowych do państw trzecich bądź organizacji międzynarodowych.
VI OKRES, PRZEZ KTÓRY TWOJE DANE OSOBOWE BĘDĄ PRZECHOWYWANE
Dane uczestników Festiwalu będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wyżej określonych celów.
VII INFORMACJE O TWOICH PRAWACH
Uczestnikom konkursu, którzy podają dane osobowe przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz z zastrzeżeniem przepisów prawa przysługuje prawo do:
a)sprostowania danych,
b)usunięcia danych,
c)ograniczenia przetwarzania danych,
d)przenoszenia danych,
e)wniesienia sprzeciwu,
f)cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
Uczestnikom konkursu przysługuje prawo wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
VIII INFORMACJE O DOBROWOLNOŚCI PODANIA DANYCH
Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do udziału w Festiwalu.
Organizator oświadcza, iż dane uczestników Festiwalu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
Klauzula zgody
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach organizacji i przeprowadzenia Festiwalu. Posiadam wiedzę, że podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne do realizacji celów, w jakim zostały zebrane.
Oświadczenie
Oświadczam, iż zapoznałam(em) się i akceptuję wszystkie warunki przewidziane w regulaminie konkursu.
Zgoda na wykorzystanie wizerunku oraz zarejestrowanego w formie obrazu i dźwięku nagrania audio i wideo występu
1. Wyrażam zgodę na nieodpłatne używanie, wykorzystanie i rozpowszechnianie mojego wizerunku, utrwalonego jakąkolwiek techniką na wszelkich nośnikach (w tym w postaci fotografii i dokumentacji filmowej) przez Administratora, na potrzeby Festiwalu
2. Niniejsza zgoda jest nieodpłatna, nie jest ograniczona ilościowo, czasowo ani terytorialnie.
3. Dla potrzeb konkursu mój wizerunek może być użyty do różnego rodzaju formy elektronicznego przetwarzania, kadrowania i kompozycji, a także zestawiony z wizerunkami innych osób, może być uzupełniony towarzyszącym komentarzem, natomiast nagrania filmowe z jego udziałem mogą być cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających na potrzeby konkursu oraz w celach informacyjnych.
4. Niniejsza zgoda obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w Internecie (w tym na stronie internetowej oraz portalach społecznościowych Facebook, Twitter, YouTube itp.) oraz zamieszczenie w materiałach promocyjnych i informacyjnych. Mój wizerunek nie może być użyty w formie lub publikacji dla mnie obraźliwej lub naruszać w inny sposób moich dóbr osobistych.